(121113) Ringkasan Pengantar Manajemen Richard L. Daft Bab 11

BAB 11 -Menggunakan Desain Struktural untuk Mencapai Tujuan-tujuan Strategis-

A.      Menjelaskan Mengapa Organisasi Membutuhkan Koordinasi Lintas Departemen dan Tingkat Hierarkis

Pertama, posisi dan departemen-departemen baru ditambahkan untuk berurusan dengan lingkungan eksternal atau dengan kebutuhan-kebutuhan strategis yang baru. Kedua, para manajer senior harus menemukan jalan untuk mempertalikan semua departemen tersebut secara bersama. Organisasi memerlukan sistem-sistem untuk memproses informasi dan memungkinkan komunikasi di antara orang-orang dalam departemen-departemen yang berbeda dan pada tingkat-tingkat yang berbeda. Koordinasi dibutuhkan tanpa memandang apakah organisasi mempunyai sebuah struktur fungsional, divisional, atau tim. Dalam arena internasional, koordinasi sangat penting. Koordinasi adalah hasil informasi dan kerjasama. Para manajer dapat mendesain system dan struktur untuk meningkatkan koordinasi horizontal. Struktur fungsional vertikal telah ada hamper satu abad yang lalu dan merupakan pertama yang digunakan secara luas oleh organisasi-organisasi besar.

Meskipun struktur tersebut efektif dalam lingkungan yang stabil, tetapi tidak dapat memberikan koordinasi horizontal yang dibutuhkan pada saat-saat perubahan yang cepat terjadi. Inovasi-inovasi seperti tim, angkatan kerja, dan manajer proyek dapat dijalankan dalam struktur, tetapi memberikan sebuah maksud untuk meningkatkan komunikasi dan kerjasama lintas fungsional.

B.      Angkatan Tugas, Tim, dan Manajemen Proyek

Angkatan tugas adalah sebuah tim atau komite temporer yang didesain untuk memecahkan masalah jangka pendek yang melibatkan beberapa departemen. Anggota-anggota angkatan tugas mewakili departemen-departemen mereka dan saling berbagi informasi yang dibutuhkan untuk memungkinkan koordinasi.

Tim adalah sebuah kelompok partisipan dari beberapa departemen yang mengadakan pertemuan secara rutin untuk memecahkan masalah-masalah umum yang terus timbul.

Manajemen proyek adalah seseorang yang bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa departemen untuk menyelesaikan proyek tertentu.

C.      Perbedaan-perbedaan antara Organisasi Vertikal Tradisional dan Organisasi Pembelajar dengan Lingkungan Kerja Baru

Ciri-ciri organisasi vertical tradisional yaitu:

a.    Struktur vertikal berkuasa, dengan sedikit angkatan kerja atau manajer proyek untuk koordinasi horizontal.

b.    Informasi dikomunikasikan secara formal ke atas dan ke bawah dalam hierarki organisasi dan tidak dibagi secara meluas.

c.     Pekerjaaan-pekerjaan dipecah ke dalam tugas-tugas yang sempit dan terspesialisasi, para karyawan biasanya memiliki sedikit suara dalam menentukan bagaimana mereka melakukan pekerjaan.

d.    Budaya yang ada kaku dan tidak mendorong pengambilan resiko, perubahan, serta pengambilan keputusan tersentralisasi.

Ciri-ciri organisasi pembelajar yaitu:

a.    Sebuah organisasi dimana tiap orang terlibat dalam pengidentifikasian dan pemecahan berbagai masalah.

b.    Memungkinkan organisasi untuk bereksperimen, berubah, dan berkembang serta meningkatkan kapasitasnya untuk berkembang, belajar, dan emncapai tujuan.

c.     Berstruktur horizontal berbasis tim, informasi terbuka, pengambilan keputusan terdesentralisasi.

d.    Karyawan-karyawan yang diberi kekuasaan serta budaya yang kuat dan adaptif.

D.      Bagaimana Struktur dapat Digunakan untuk Mencapai Tujuan-tujuan Strategis Sebuah Organisasi

Dua strategi yang dikemukakan oleh Porter adalah diferensiasi dan kepemimpinan biaya. Dengan sebuah strategi diferensiasi, organisasi mencoba mengembangkan produk-produk inovatif yang unik menurut pasar. Sedangkan dengan sebuah strategi kepemimpinan biaya, organisasi berusaha mencapai efisiensi internal. Strategi-strategi dari kepemimpinan biaya versus diferensiasi biasanya memerlukan pendekatan-pendekatan struktural yang berbeda. Jadi, para manajer mencoba untuk memilih strategi-strategi dan struktur-struktur yang sesuai.

Struktur fungsional murni sesuai untuk mencapai tujuan-tujuan efisiensi internal. Struktur fungsional vertical menggunakan spesialisasi tugas dan sebuah rantai komando yang tegas untuk mencapai penggunaan yang efisien dari sumber-sumber daya yang langka, tetapi tidak memungkinkan organisasi menjadi inovatif atau fleksibel.

Struktur horizontal yang fleksibel memungkinkan organisasi untuk menjadi beda dan merespon secara cepat terhadap berbagai permintaan dari lingkungan yang berubah dengan penggunaan daya yang efisien.

E.       Mendeskripsikan Bagaimana Struktur Organisasi dapat Didesain untuk Menyesuaikan terhadap Ketidakpastian Lingkungan

Ketidakpastian lingkungan berarti bahwa para pengambil keputusan mempunyai kesulitan untuk mendapatkan informasi bagus dan meramalkan perubahan eksternal. Ketidakpastian terjadi ketika lingkungan eksternal berubah dengan sangat cepat dan kompleks. Sebuah lingkungan yang tidak pasti dapat menyebabkan terjadinya tiga hal dalam sebuah organisasi, yaitu:

a.    Meningkatnya perbedaan antar departemen.

b.    Organisasi membutuhkan koordinasi yang ditingkatkan untuk memelihara kerjasama antar departemen.

c.     Organisasi harus beradaptasi dengan perubahan.

Ketika ketidakpastian lingkungan tinggi, sebuah struktur horizontal yang menekankan pada hubungan-hubungan yang lateral yang sesuai, seperti tim dan proyek-proyek horizontal. Karakteristik-karakteristik struktur vertikal seperti spesialisasi, sentralisasi, dan prosedur formal menjadi tambak lebih tidak penting. Dalam sebuah lingkungan yang tidak pasti, organisasi mencaritahu mengenai berbagai hal sambil terus berjalan maju, departemen harus bekerjasama dan keputusan-keputusan harus didesentralisasi pada tim dan angkatan tugas yang mengerjakan masalah-masalah spesifik.

F.       Mendefinisikan Teknologi Produksi (Manufaktur, Jasa, dan Digital) dan Menjelaskan Bagaimana Pengaruhnya terhadap Struktur Organisasi

Teknologi produksi adalah penting karena memiliki pengaruh langsung terhadap struktur organisasi. Struktur harus didesain untuk dapat bersesuaian dengan teknologi serta mengakomodasi lingkungan eksternal. Teknologi produksi terdiri atas:

a.    Teknologi Manufaktur

Menurut Woodwart, teknologi manufaktur adalah teknologi yang berbeda menentukan jenis-jenis permintaan yang berbeda pada individu dan organisasi, dan permintaan ini harus dipenuhi melalui sebuah struktur yang sesuai. Hubungan teknologi dan struktur terkait secara langsung pada kinerja perusahaan. Perusahaan yang berkinerja rendah cenderung menyimpang dari bentuk struktural yang sesuai untuk teknologi jenis lainnya.

b.    Teknologi Jasa

Teknologi jasa merupakan teknologi yang dicirikan oleh hasil-hasil yang tidak dapat diraba dan kontak langsung antara para karyawan dan pelanggan. Satu keistimewaan nyata dari teknologi jasa yang memengaruhi struktur secara langsung adalah adanya kebutuhan agar para karyawan dekat dengan pelanggan.

c.     Teknologi Digital

Teknologi digital adalah teknologi yang memiliki penggunaan internet dan proses-proses digital lainnya untuk melakukan dan mendukung bisnis secara online. Organisasi-organisasi yang didasarkan pada teknologi digital cenderung fleksibel dan terdesentralisasi karena dunia digital yang bergerak sangat cepat sehingga menuntut focus pada proses-proses horizontal daripada fungsi-fungsi departemental.

G.     Menjelaskan Jenis-jenis Saling Ketergantungan Departemental dan Bagaimana Struktur dapat Digunakan untuk Mengakomodasi Hal-hal Tersebut

Saling ketergantungan adalah satu tingkat dimana departemen-departemen bergantung satu sama lain untuk sumber-sumber daya dan material untuk mengerjakan tugas-tugas mereka. Jika sebuah tingkat saling ketergantungan aliran kerja adalah rendah, maka departemen-departemen akan melakukan pekerjaan mereka secara bebas dan memiliki kebutuhan kecil akan interaksi, koordinasi, atau pertukaran material. Jenis-jenis dari saling ketergantungan antara lain:

a.    Saling Ketergantungan Terkelompok

Saling ketergantungan terkelompok berarti bahwa tiap departemen adalah bagian dari organisasi dan berkontribusi seluruhnya untuk kebaikan bersama, tetapi setiap departemen secara relatif independen karena pekerjaan mereka tidak mengalir di antara unit-unit departemennya. Jenis koordinasi yang sangat diperlukan di dalamnya yaitu: rantai komando, prosedur-prosedur standarisasi, berbagai peraturan dan regulasi. Contoh dari saling ketergantungan terkelompok: Bank.

b.    Saling Ketergantungan Berurutan

Saling ketergantungan berurutan  berarti bahwa bagian atau hasil dari satu departemen adalah menjadi masukan bagi departemen lain dalam cara yang berurutan. Departemen pertama harus bekerja dengan benar agar hasil produksinya juga benar. Jika departemen pertama menyelesaikan tugas mereka dengan tidak benar, maka di hasil produksi juga akan salah. Jenis koordinasi yang sangat diperlukan di dalamnya yaitu: berbagai rencana dan jadwal, pertemuan-pertemuan terjadwal, peran-peran hubungan. Contoh dari saling ketergantungan berurutan: Lini perakitan kendaraan dan barang elektronik.

c.     Saling Ketergantungan Timbal Balik

Saling ketergantungan timbal balik berarti bahwa hasil dari operasi departemen pertama merupakan masukan pada operasi departemen yang lain, dan hasil dari operasi departemen yang lain merupakan masukan kembali bagi departemen yang pertama. Hasil-hasil departemental memengaruhi departemen lain secara timbal balik. Jenis koordinasi yang sangat diperlukan di dalamnya yaitu: pertemuan-pertemuan tidak terjadwal, tim, angkatan tugas, manajer proyek.  Contoh dari saling ketergantungan timbal balik: Rumah sakit.